ビジネスメールを送る時、
誰もが一度はふと気になったことがあるのが
CCを使った時の宛名の書き方。
実際に本文を書く場合には、
CCの対象者名も記載しておくのが正解です。
CCの宛名を書かないことが
ないようにしましょうね。
昨今の生活様式の変化に伴い、
ビジネスメールを送る機会が以前より
増えた方も多いことでしょう。
私自身、
・仕事開始時
・昼休み直後
・夕方
と、1日最低3回は確認時間を設けています。
それでもメール件数の多さに、
うっかり見逃してしまうことも
起きてしまいがちに…。
これでは
いつかトラブルが起きてもおかしくない
と、少し危機感を覚えることもあります。
そこで今回は、
CCとBCCのメールの使い分け方と
宛名の記載方法をご紹介します。
ぜひ参考にしてみてください。
メール本文の宛名にCCの人は入れるべき？
メール本文の宛名にはCCの相手も入れるべきです。
なぜなら、CCを入れる意味は
「この案件の担当であること」を
しめしているからです。
メールの会話に直接対応していなくても、
内容を把握してもらう必要があります。
名前を入れることで目を引き、
見落としを防ぐことが出来ます。
更に送付相手にも名前を記載することで
案件の担当者の存在を
提示することが出来ます。
宛名の記載例は以下です。
宛名の記載例
会社名 〇〇部 〇〇様(TOの宛名)
CC：〇〇様、〇〇様、弊社〇〇
いつもお世話になっております。
株式会社〇〇 〇〇部の〇〇です。
～
この場合、CCの相手の役職が、
TOに設定した方より高いとしても、
TOに設定した方の名前を先に書きましょう。
この時、TOに並列で記載する場合は、
役職の高い方を先に記載します。
CCに自社に所属する方を設定するのであれば、
敬称は省略します。
メンバーが増えると
宛名に全員の名前を記載することすら、
やや面倒に感じてしまいますが
メンバーが多いほど見落としが発生します。
ルールを守り、
CCのメンバーがメールを見落とすことなく、
共有が出来ると案件自体も
スムーズに進めることができるでしょう。
TO、CC、BCCの違いとは？
メールの宛名欄には「TO」「CC」「BCC」の
3種類があります。
この違いは、
・「TO」は 主たる相手
・「CC」は 内容を双方周知の上で共有したい相手
・「BCC」は こっそり共有したい相手
のことを指します。
このルールやマナーを理解し、
うまく使い分けることで、
ビジネスメールでのコミュニケーションを
スムーズに進めることができます。
主たる相手用：TO
TOは基本の宛先欄です。
主たる相手がこの欄に該当します。
ここにアドレスが無いと、
メールを送付する主たる相手が誰なのか
判別することができないため、
受け取り側が当事者意識を
持ちにくくなってしまいます。
主たる相手が複数いるときには、
メールを一斉送信する際に
互いに面識がある人たちであることを
前提とした場合のみ、
TOに複数名のアドレスを使うことができます。
共有用：CC
CCはカーボンコピーの略。
この欄に入れた相手にも、
TOの宛先と同内容のメールが
同じタイミングで送付されます。
CCに入力したアドレスは、
メールの送信相手にも表示されます。
そのため、送り主、受け取り側のお互いが
このメールの案件を誰に共有しているのかを
把握することができます。
CCに入れる対象は、
送り主、受け取り側どちらかの
関係者であることがマナーです。
全く面識のない他者が
ここに記載されることはマナー違反です。
自社メンバー内の共有のためにccを使う事が多い
例えば、
案件に自社メンバーが関わることを
相手に伝える場合に
CC欄を使うと便利です。
この場合取引先をTOに入れ、
自社メンバーをCCに入れます。
これにより相手にメールを送った際に
自社メンバーに情報を共有するのと同時に、
取引先に対して本案件の自社メンバーが
誰かという情報が伝わります。
また取引先が返信の際、
「全員に返信」をしてくれていれば
そのままメールの内容を
共有することが出来ます。
そのため、
CCのメンバーに返信義務は無いものの、
内容確認義務があるという認識が
必要になります。
ナイショで共有する：BCC
CCと同様、
BCC欄に入れた相手にも
TOの宛先と同内容のメールが
同じタイミングで送付されます。
BCCに入力したアドレスは、
メールの送信相手に表示されません。
そのため、受け取り側には伝えないが、
こっそり社内共有したい時などに使用します。
例えばトラブルなどに際して
お客様へのお詫びメールを上に報告するために、
BCCに入れて共有します。
この時、お客様には宛先をお客様のみとした状態で、
BCCの上司にも同一のメールが届きます。
この時、BCCで受け取った側は
誤って返信してしまわないように
注意が必要です。
BCCのメンバーは、
相手から見えていない状態で共有されているため、
全員への返信は絶対せず、
確認のみするという認識が必要になります。
メールでCCを使いたいときの注意点
なにかと便利に使えるCcの機能ですが、
使うことがあたりまえになりすぎると、
思いがけないトラブルを起こしてしまう
恐れもありますね。
わたしが出会った実例を含めたトラブル事例と
その注意点をお話ししたいと思います。
Ccに余計なアドレスが入っていないか?
わたしが会社勤務していたころ、
急に個人的な内容のメールが流れてきたことが
ありました。
その送信元の先輩は、
わたしとはまったくと言ってよいほど
関わり合いがなくて、
普段から会話したことも
ほぼありませんでした。
それなのに、
内容はとても個人的なことに踏み込んでいて、
交際相手を紹介するとかいう
少々きわどい文言も。
ちょっとおかしいなと思って
よくよくメールを調べてみると、
メールのCcに担当部の
全社員向けメールアドレスが
書かれていたんです！
恐らく、
社内の別の方に個人的なメールを送るとき、
元になるメールのccに入っていた、
部内向けメールアドレスを
消し損ねてしまったんでしょうね。
当時、
表向きにはなんの処罰などもありませんでしたが、
裏では相当厳重な叱責があったのではないかなと
想像していました。
まとめ
いかがでしたか？
今回はCCとBCCの使い方と
宛名の記載方法をご紹介しました。
普段は見様見真似で使用していたものの、
そこまで意識していなかった、という方も
いるでしょう。
また数年前と今現在では
BCCの使用ルールが代わってきています。
BCCは一斉送信メールなどに
多く用いられていましたが、
BCCに入れたつもりがCCに入れてしまい、
全く関係の無いメンバーへメールアドレスを
全て開示して送ってしまうトラブルなどが
発生していました。
そのため現在は個人情報取扱いの観点から、
BCCでの一斉送信を行わないという
ルールを設けている企業も増えています。
一般的な使用ルールと自社のルールを踏まえて
判断していただければよいかと思います。
迷ったときは上司に確認してみましょう。
オンラインでのやりとりが日常化した今、
目の前に相手がいないからこそ、
対面の時よりも送る側への思いやりを込めて
メールのやりとりをしましょう。
